Rapportageverplichting overheidsopdrachten

Vanaf 1 januari 2025 gelden voor aanbestedende overheden nieuwe rapportageverplichtingen inzake overheidsopdrachten. Gezien dan de gegevens van dit jaar (2024) gerapporteerd moeten worden, moeten de regels vandaag al toegepast worden.

De Wet Bestuur en transparantie overheidsopdrachten van 8 februari 2023 heeft een heel aantal nieuwe verplichtingen ingevoerd op het vlak van rapportering en monitoring van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten. De Wet wordt uitgevoerd door het zogenaamde KB Bestuur en transparantie van 13 augustus 2023.

We bespreken hier concreet de rapportageveplichting voor raamovereenkomsten en voor opdrachten van beperkte waarde (aanvaarde factuur < 30.000 euro).

Naast de aankondiging van gegunde opdracht moet de aanbestedende overheid voor raamovereenkomsten jaarlijks rapporteren over de totale waarde van de ‘deelopdrachten’ (ook wel: ‘bestellingen’. De wet spreekt van: ‘waarde van de opdrachten die werden gegund op grond van dergelijke raamovereenkomsten’) die binnen de raamovereenkomst worden gegund, en dat opgedeeld per type (werken/ leveringen/ diensten) en per ondernemer (art 62, lid 3 Wet overheidsopdrachten).

De aanbestedende overheid moet tevens jaarlijks op eenzelfde manier de totale waarde rapporteren van de opdrachten van beperkte waarde (aanvaarde factuur < 30.000 euro) die het voorafgaande jaar werden gesloten. De verplichting geldt niet voor opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro (art 165 §2 Wet overheidsopdrachten).

De rapportageverplichting wordt samengevat in deze tabel:

Dat betekent concreet dat elke (uitgave (‘bestelbon’) die kadert in een overheidsopdracht (een aankoop) in het boekhoudsysteem de volgen- de drie metadata moeten meekrijgen (u kan dit zien als het taggen of oormerken van elke uitgave in uw software) , met daarbinnen de correcte onderverdeling:

–  Type opdracht

• Geen overheidsopdracht (bvb. een subsidie)
• Eénmalige opdracht
• Raamovereenkomst
• Aanvaarde factuur
  • > 3.000 euro
  • < 3.000 euro

–  Gegevens leverancier:

• Naam + ID (KBO)-nr. + land van vestiging (volgens ISO-code), OF
• Bij combinatie: geen gegevens

–  Aard van de opdracht

• Werken
• Leveringen
• Diensten

De rapportage van het bestelvolume binnen raamovereenkomsten en volgens aanvaarde factuur, kan in concreto gebeuren op drie manieren:

–  Via e-procurement;
–  Via private overheidsopdrachten software;
–  In bulk (lees: via Excel).

De meeste aanbestedende overheden zullen voor deze laatste optie (moeten) opteren, gezien bestellingen (uitgaven) enkel in de boekhoudsoftware worden geregistreerd. Het is dus zaak om in deze boekhoudsoftware per uitgave (bestelbon) het ‘loggen’ van de voornoemde meta-data mogelijk te maken, zodat hiervan eenvoudig excel (of csv) files kunnen worden getrokken, die dan zullen kunnen worden opgeladen in een (nog te voorzien) contactpunt van de FOD BoSa, die bevoegd is voor het verzamelen van deze data.

Lukt dat allemaal niet (tijdig)? Geen paniek! De wetgeving voorziet geen sancties op het niet naleven van de rapportageverplichting. De FOD BoSa zal wel via een  ‘digitale schandpaal’ (zoals wij het noemen), publiek rapporteren over de naleving van deze regels. Bij niet/ niet volledig rapporteren zal naming and shaming dus uw deel zijn.

Meer weten?

FOD BoSa, Praktische gids voor de publicatie en registratie in het e-Procurement platform, 2023