Sluiting van de opdracht en gestanddoeningstermijn (art. 118-119 ARO-K.B.)

Sluiting van de opdracht en gestanddoeningstermijn bij aanbesteding en offerteaanvraag:

termijn voor sluiting

De opdracht moet zijn gesloten/ tot stand gekomen, binnen de in het bestek voorgeschreven gestanddoeningstermijn.  Dit is de termijn binnen de welke een inschrijver door zijn offerte gebonden blijft.

Het verschil tussen gunning en sluiting

Bij de totstandkoming van de opdracht moet een onderscheid worden gemaakt tussen de begrippen gunning en sluiting.

Onmiddellijk na het nemen van de gunningsbeslissing wordt de integrale gunningsbeslissing betekend aan de niet gekozen én de gekozen inschrijver (in het kader van de motiverings- en informatieverplichting voorgeschreven in art. 65/4 en 65/8 overheidsopdrachtenwet).

Deze betekening doet de opdracht niet tot stand komen in de gevallen dat de wachttermijn (stand still van 15 dagen) moet worden toegepast. De gestanddoeningstermijn wordt geschorst indien er na de informatie over de gunningsbeslissing een wachttermijn toepasselijk is (art. 65/8 overheidsopdrachtenwet).

De sluiting van de opdracht

Het is pas na het verstrijken van de wachttermijn dat de opdracht wordt ‘gesloten’ door de betekening van de goedkeuring van de offerte (art 117 ARO-K.B.).

De sluiting gebeurt bij aangetekende brief. Een sluiting per fax of per e-mail (of andere elektronische middelen) is eveneens geldig en bindend op voorwaarde dat men de inhoud binnen 5 dagen per aangetekende brief bevestigt. De lsuiting moet steeds onvoorwaardelijk zijn.

Relevante bepalingen ARO-K.B.

• Artikel 116ARO-K.B.: De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte, eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid, gedurende een termijn van zestig kalenderdagen, ingaande de dag na de zitting voor de opening van de offertes, tenzij in het bestek een andere termijn is vermeld.
• Artikel 117 ARO-K.B.: De sluiting van de opdracht gebeurt door de betekening van de goedkeuring van zijn offerte aan de begunstigde. Ze mag niet onderhevig zijn aan enig voorbehoud.
   De betekening gebeurt per aangetekende brief, per telefax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de twee laatste gevallen, de inhoud binnen vijf dagen per aangetekende brief wordt bevestigd.
  De betekening is tijdig gedaan door de verzending van de aangetekende brief of de verzending per telefax of via andere elektronische middelen binnen de gestanddoeningstermijn bedoeld in artikel 116.
• art 65/8 §2 overheidsopdrachtenwet – De in § 1 bedoelde kennisgeving doet geen enkele contractuele verbintenis ontstaan ten aanzien van de gekozen inschrijver en schorst de termijn tijdens dewelke de inschrijvers gebonden blijven door hun offerte, voor zover een dergelijke termijn en artikel 65/11 toepasselijk zijn

Verlenging van de gestanddoeningstermijn bij aanbesteding en offerteaanvraag

 Als de gestanddoeningstermijn dreigt te verstrijken zonder zicht op een tijdige sluiting, verdient het aanbeveling om aan de nuttigst gerangschikte inschrijvers te vragen om de geldigheid van hun offerte met x dagen te verlengen. Deze prakrijk is niet wettelijk gergeld, maar wordt algemeen aanvaard. 

Als de gestanddoeningstermijn reeds is verstreken, dient de aanbestedende overheid te handelen conform artikel 118 en 119 ARO-K.B. Deze artikelen weerspiegelen het principe dat sluiting enkel nog mogelijk is nadat de gekozen inschrijver daarmee schriftelijk en zonder voorbehoud heeft ingestemd.

De inschrijver kan echter ook een voorbehoud maken bij de sluiting. Dit voorbehoud is verschillend bij aanbestedingen en offerteaanvragen.

• aanbestedingen (art. 118 ARO-K.B.) – In de mate dat ze verantwoord is door omstandigheden die dateren van na de openingszitting en op voorwaarde dat zijn offerte de laagste blijft, is de overheid verplicht om de sluiting met die prijsverhoging te aanvaarden. Blijft zijn offerte niet de laagste, dan heeft de aanbestedende overheid de keuze: OFsluiten van de opdracht met de inschrijver met de laagst geworden regelmatige offerte en desnoods tot de volgende;

– een prijsronde houden bij de andere regelmatige  inschrijvers en, na vergelijking met de verantwoorde prijsverhoogde offerte, de opdracht gunnen aan de inschrijver met de nieuwe laagste offerte.

• offerteaanvragen (art. 119ARO-K.B.) -In de mate dat ze verantwoord is door omstandigheden die dateren van na de openingszitting en op voorwaarde dat zijn offerte de voordeligste blijft, is de overheid verplicht om de sluiting met de voorgestelde wijziging te aanvaarden. Blijft zijn offerte niet het voordeligst, dan heeft de aanbestedende  overheid de keuze: OF de opdracht sluiten met de inschrijver met de voordeligst geworden regelmatige offerte en desnoods tot de volgende; OF een herzieningsronde houden bij de regelmatige inschrijvers 

Indien een inschrijver zijn offerte wijzigt omwille van omstandigheden die reeds gekend waren voor de sluiting van de inschrijvingen, is de wijziging onregelmatig en kan de opdracht niet aan deze inschrijver worden gegund.

Relevante bepalingen:

• ART 118 ARO- K.B. –Wanneer, bij openbare of beperkte aanbesteding, de  betekening van de goedkeuring van de offerte niet binnen de termijn bepaald in artikel 116 is geschied is de opdracht slechts gesloten voor zover de betrokken inschrijver hiermede schriftelijk en zonder voorbehoud heeft ingestemd.
    Wanneer die inschrijver zijn offerte slechts handhaaft op voorwaarde dat hij een hogere prijs krijgt, moet de aanbestedende overheid, in plaats van de procedure te herbeginnen de gevraagde prijsverhoging toestaan, indien de gevorderde verhoging verantwoord wordt door omstandigheden die zich na de opening van de offertes hebben voorgedaan en de aldus bekomen nieuwe prijs lager blijft dan die van de oorspronkelijke offertes van de mededingers.
    Zo niet, mag de aanbestedende overheid :
    1° hetzij zich achtereenvolgens richten, volgens de rangschikking van hun regelmatige offerte, tot de andere inschrijvers waarvan de offerte aldus lager geworden is;
    2° hetzij aan al de andere inschrijvers vragen hun prijs, op grond van de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht te herzien, en de opdracht gunnen aan de laagste geworden offerte volgens de uitslag van de nieuwe prijsaanvraag, rekening houdend met de verantwoorde prijsverhoging geëist door de inschrijver waarvan sprake is in het tweede lid.
    Indien de gekozen laagste inschrijver zijn offerte niet handhaaft of slechts handhaaft dan behoudens bepaalde voorwaarden, andere dan het vorderen van een prijsverhoging, richt de aanbestedende overheid zich achtereenvolgens, volgens de rangschikking van hun offertes, tot de andere inschrijvers.
• ART 119 ARO-K.B.: Wanneer, bij algemene of beperkte offerteaanvraag, de betekening]van de goedkeuring van de offerte niet binnen de termijn bepaald in artikel 116 is geschied, is de opdracht slechts gesloten, indien de betrokken inschrijver hiermede schriftelijk en zonder voorbehoud heeft ingestemd.
    Wanneer de inschrijver zijn offerte slechts handhaaft op voorwaarde dat ze wordt gewijzigd, moet de aanbestedende overheid, in plaats van de procedure te herbeginnen de gevraagde wijziging aanvaarden, indien deze verantwoord wordt door omstandigheden die zich na de opening van de offertes hebben voorgedaan, en dat, rekening houdend met deze wijziging, de aldus gewijzigde offerte de voordeligste blijft. Zo niet, mag de aanbestedende overheid :
    1° hetzij zich achtereenvolgens richten volgens de rangschikking van hun regelmatige offertes, tot de andere inschrijvers met offertes die voordeliger zijn dan de aldus gewijzigde offerte;
    2° hetzij aan al de andere inschrijvers vragen hun offerte op grond van de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht te herzien, en de opdracht gunnen aan de offerte die de voordeligste is geworden, rekening houdend met de verantwoorde wijziging gevraagd door de inschrijver waarvan sprake is in het tweede lid.

Uittreksel uit het verslag aan de koning onder artikel 118 en 119:

Deze bepalingen moeten vermijden dat een procedure moet worden herbegonnen na het verstrijken van de gestanddoeningstermijn; deze artikelen stemmen respectievelijk overeen met de artikelen 38 en 46, § 2, van het koninklijk besluit van 22 april 1977. Zij nemen deze artikelen grosso modo over maar brengen op sommige punten aanpassingen of vereenvoudigingen aan. Bijgevolg:

–moet in artikel 118, tweede lid, de aanbestedende overheid de door de regelmatige inschrijver gevraagde prijstoeslag toekennen, voor zover deze toeslag gerechtvaardigd is door omstandigheden die volgen op de opening van de offertes. Zo worden bijvoorbeeld die omstandigheden bedoeld die de inschrijver niet kon voorzien, en voor de gevolgen waarvan deze inschrijver niet wordt gedekt door de bepalingen van de algemene aannemingsvoorwaarden. De hierdoor verkregen oplossing geeft voorrang aan de laagste regelmatige inschrijver, zonder afbreuk te doen aan de in de wet bepaalde regels. Inderdaad, de hypothese bestaat erin dat de aanbestedende overheid de gestanddoeningstermijn van de inschrijvers heeft laten verstrijken;

– kan in artikel 119, in tegenstelling tot de vroegere tekst, de voorwaarde gesteld door de inschrijver bij de offerteaanvraag bestaan in een wijziging van andere elementen van de offerte en niet enkel in een aanvraag tot prijsverhoging als bij aanbesteding.

Onderhandelingsprocedures

Bij onderhandelinhgsprocedures is niet in een gestanddoeningstermijn voorzien. De voorgaande bepalingen vinden dan ook geen toepassing.