De elektronische aangetekende zending weldra realiteit

Sinds 1 juli 2016 is er een volwaardig wettelijk kader van kracht voor de elektronische aangetekende zending. Dit garandeert dat een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending dezelfde (juridische bewijs-) waarde heeft als een papieren aangetekende brief.

De Europese Verordening 910/2014 (zie hierna) definieert een ‘dienst voor elektronisch aangetekende bezorging’ als “een dienst die het mogelijk maakt gegevens via elektronische middelen tussen derden te verzenden en die bewijs verschaft ten aanzien van het hanteren van de verzonden gegevens, met inbegrip van bewijs van het verzenden en ontvangen van de gegevens, en die de verzonden gegevens beschermt tegen het risico van verlies, diefstal, beschadiging of onbevoegde wijzigingen”.

De elektronische aangetekende zending bestaat naast andere zogenaamde vertrouwensdiensten als elektronische archivering, tijdstempel, handtekening, zegel en de authentificatie van websites.

De wetgeving maakt een onderscheid tussen niet-gekwalificeerde en gekwalificeerde diensten. Deze niet gekwalificeerde diensten worden vandaag al aangeboden (Connect Solutions en Ipex)

Voor beide diensten geldt het principe dat een betekening per elektronische aangetekende zending niet mag worden betwist als bewijs in rechte om de enkele reden dat deze elektronisch is (artikel 43, lid 1 Verordening 910/2014). Een gekwalificeerde dienst geniet daarenboven van een weerlegbaar vermoeden van integriteit van de gegevens betreffende het tijdstip van verzending en ontvangst, de identiteit van de verzender en de inhoud van de verzonden gegevens (art. 43, lid 2 Verordening 910/2014). Dat wil zeggen dat de verzender op voorlegging van het statusrapport verstrekt door de verlener van gekwalificeerde vertrouwensdiensten, niets meer moet bewijzen. Het is de ontvanger die het tegendeel moet bewijzen, wat in de praktijk zeer moeilijk zal zijn.

Een ‘gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging’ is een dienst die voldoet aan de eisen vermeld in artikel 44 aan de Verordening 910/2014.

Een gekwalificeerde dienst wordt aangeboden door een ‘gekwalificeerde verlener van vertrouwensdiensten’. Dit is een onderneming die door de FOD Economie is opgenomen op een zogenaamde ‘vertrouwenslijst’ en het ‘EU vertrouwensmerk’ voert. De vertrouwenslijst zal te raadplegen zijn op de website van de FOD Economie.

Het is afwachten tot de eerste ondernemingen de controleprocedure hebben doorlopen zodat zij gekwalificeerde vertrouwensdiensten kunnen aanbieden. Momenteel zouden 3 Belgische ondernemingen deze procedure doorlopen. De verwachting is dat deze oplossingen in de loop van 2017 op de markt komen. De prijs van een elektronische aangetekende zending zou maar een fractie zijn van de papieren variant. Men spreekt van bedragen van circa 30 cent per verzending.

Eén van de belangrijkste drempels voor de elektronische aangetekende zending, is dat de ontvanger niet verplicht is om elektronisch te ontvangen (art. XII.25§1 WER). Dat betekent dat de ontvanger contractueel moet aanvaarden om elektronisch aangeschreven te worden. Dit kan door expliciet de algemene voorwaarden daaromtrent te aanvaarden. Deze werkwijze is vergelijkbaar met elektronische facturatie, die ook stoelt op een keuzemogelijkheid van de betaler.

Een nuttige tussenoplossing is de hybride aangetekende zending (bijlage II bij titel 2 van boek XII WER). De verzender verstuurt de brief op elektronische wijze maar de ontvanger krijgt nog een papieren formaat dat ‘gematerialiseerd’ werd door een postoperator. Deze hybride zending zal wellicht iets goedkoper zijn dan de huidige volledig papieren aangetekende zending omdat de postoperator de papieren brief enkel nog moet vervoeren van het lokale verdeelpunt naar de geadresseerde.

Het voordeel van de hybride aangetekende zending is dat de ontvanger geen voorafgaand akkoord moet geven.

Artikel XII.25§7 WER vestigt het belangrijke principe dat wanneer een wet het heeft over een aangetekende zending, daaronder steeds ook een ‘dienst van gekwalificeerde elektronische aangetekende zending’ wordt verstaan. Wanneer een wet verplicht om een bepaalde betekening per aangetekende post te doen, mag de elektronische aangetekende zending als alternatief worden gebruikt. Echter enkel de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending.

De elektronische aangetekende zending valt nauw samen met de elektronische handtekening. Een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending moet immers een geavanceerde elektronische handtekening bevatten (artikel 44, lid 1, d) Verordening 910/2014).

De elektronische handtekening bestaat al geruime tijd, sinds de omzetting van de richtlijn 1999/93/EG. Bij wet van 20 oktober 2000 tot invoering van het gebruik van telecommunicatiemiddelen en van de elektronische handtekening in de gerechtelijke en buitengerechtelijke procedure werd in artikel 1322 BW voorzien dat de elektronische handtekening gelijk staat aan een handgeschreven handtekening. De wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekening en certificatiediensten, bevatte de technische vereisten waaraan de handtekening moet voldoen. Deze laatste wet – intussen opgeheven door de wet van 21 juli 2016 – wordt door de verordening 910/2014 grotendeels hernomen.

Een gekwalificeerde elektronische handtekening (een geavanceerde elektronische handtekening die is aangemaakt met een gekwalificeerd middel en die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen) wordt volledig gelijkgesteld met een handgeschreven handtekening.

De elektronische zegel is een andere vertrouwensdienst die nuttig kan zijn bij verzenden en ontvangen van elektronische post. Dit is in feite een handtekening op naam van de rechtspersoon. Een gekwalificeerde elektronische zegel wordt gelijk gesteld met een handgeschreven handtekening van de natuurlijke persoon die de rechtspersoon vertegenwoordigd.

Bronnen

VERORDENING (EU) Nr. 910/2014 van het Europees parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG.
Wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de verordening (EU) nr.910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, houdende invoeging van titel 2 in boek XII “Recht van de elektronische economie” van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht, B.S. 28 september 2016

De wet is opgenomen in Boek XII, titel 2 van het Wetboek van Economisch Recht: artikel XII.24 – XII.38 (parlementair dossier).
Parl. St. Kamer 2015-16, nr. 1893/001. Er wordt – wat betreft artikel XII.25§1 ook verwezen naar de parlementaire voorbereiding voor de wet van 9 juli 2001: Parl. St. Senaat 2000-2001, nr. 2-662/4, p. 5.
Toelichting Verordening 910/2014 FOD Economie
De Tijd, 8 juli 2016: “aangetekende brief kan straks ook digitaal”
De Tijd, 10 januari 2017: “Opkomst aangetekende e-mail kan Bpost miljoenen kosten”
De Tijd, 14 januari 2017: “Aangetekende e-mail bespaart tijd en geld”
Belga, 5 februari 2017: “Drie bedrijven geïnteresseerd in vertrouwensmerk voor elektronische aangetekende zendingen
Unizo: De elektronische aangetekende zending of aangetekende e-mail: wat is de waarde daarvan?